Ort
Für ein Konzert braucht man einen Ort, in dem man in einem gewissen Zeitraum laut sein kann und in dem am besten schon Technik für Konzerte aufgebaut/vorhanden ist. Es muss sich frühzeitig bei diesem Ort ein Termin freigehalten werden (es empfiehlt sich 3 Monate oder mehr im Voraus, manchmal lässt sich aber auch spontan etwas machen). Man sollte sich vorstellen und bereits eine Konzeptidee zum Konzert haben (wird es ein Hip-Hop- oder Metallkonzert, werden die Einkünfte gespendet oder behalten, ist es nur für Volljährige oder auch für Minderjährige …). Dann wird ein Zeitrahmen gegeben, wie lange gespielt werden darf, und jemand von euch muss als Ansprechperson einen Kontakt dalassen (Telefonnummer/E-Mail), über die ihr erreichbar seid, falls es weitere Fragen vom Ort gibt.
Besondere Wünsche des Ortes (Küfa stellen, Türschichten, Awarenessteam organisieren) müssen an die Orga-Gruppe zurückgemeldet werden und frühzeitig organisiert werden.
Publikum und Mobi
Wen wollt ihr bei dem Konzert dabeihaben? An wen richtet sich die Veranstaltung? Verkauft ihr die Tickets im Voraus? Bei einer Veranstaltung mit Tickets muss es eine 'Tür' geben. Das sind bestenfalls zwei Helfende, die vor dem Event bis kurz vor dem Ende an der Tür stehen und kontrollieren, dass nur Personen, die ein Ticket haben, reinkommen. Zudem kann dadurch kontrolliert werden, wer reinkommt. Also, wenn bestimmte Personen Hausverbot haben oder aus verschiedenen Gründen nicht erwünscht sind, dann kümmert sich die Tür darum, dass sie nicht reinkommen. Die Tür kann auch während der Veranstaltung verantwortlich sein, um störende Personen nach draußen zu geleiten.
Um ein Publikum zu mobilisieren, muss die Veranstaltung beworben werden. Am besten frühzeitig, am besten auf mehreren Wegen (Plakate, Posts, auf Webseiten), am besten wiederholt.
Schließlich ergibt es noch Sinn, je nach Wunsch-Publikum die entsprechende Gruppe so direkt wie möglich zu erreichen. Dafür kann man Rundmails schicken oder die Veranstaltung in einen bestimmten Newsletter aufnehmen lassen, die Veranstaltung in bestimmten Gruppen und Online-Kalendern teilen oder in bestimmten Orten (nach Nachfrage) Poster aufhängen lassen.
Bands
Kein Konzert ohne Livemusik, aber man hat nicht immer die Nummer seiner Lieblingsband im Handy, also was tun? Viele Bands kann man per Mail oder auf Instagram anschreiben. Manchmal hat man auch die eine oder andere Band in seinem Freundeskreis. Ansonsten kann man beim Veranstaltungsort nachfragen, ob die nen Kontakt zu einer Band haben, die ins Konzertkonzept passt. Gerade wenn es dort oft Konzerte gibt, sollten die gut vernetzt sein.
Bandkontakt
Die Person, die mit den Bands im Kontakt steht, kurz der Bandkontakt, checkt mit ihnen, dass alle am besagten Termin und zur besagten Uhrzeit können.
Der Bandkontakt fragt nach den Tech-Ridern der Bands und leitet diese an die Technik weiter. Auf dem Tech-Rider steht, was die Band alles für ihren Auftritt an Technik braucht, also was ihr vor dem Konzert besorgen müsst. Vieles können sie aber auch selbst mitbringen: zum Beispiel das Schlagzeug, Verstärker oder manchmal spezielle Mikrofone.
Der Bandkontakt leitet den Bands die Uhrzeit, zu welcher diese vor Ort sein sollen, und die Uhrzeit ihres Soundchecks (den die Technik ansetzt) weiter. Schließlich regelt der Bandkontakt Wünsche und Eventualitäten: Hat jemand der Band vor Ort Hausverbot? Haben die Bandmitglieder Anspruch auf Freigetränke oder Essen? werden die Fahrtkosten erstattet, reicht es, wenn die Bands ihr Equipment erst am Folgetag abholen (und wann)?
Während des Konzerts ist jemand, am besten der Bandkontakt, vor Ort und 'betreut' die Bands. Das heißt, dient als Übermittler zwischen der Band und dem Rest der Orga-Crew. Die Person weist die Bands in die Regeln des Ortes ein und gibt eine Tour. Wenn es ein Problem mit jemandem aus der Band gibt, ist die Bandbetreuung verantwortlich, diesen zu moderieren, z. B. mit der Hilfe der Awarenessgruppe.
Technik
Die Technik ist bei einem Konzert besonders wichtig. Ohne Ton – kein Konzert. Außerdem hat sie einen sehr anspruchsvollen Job und wenig Pause während des ganzen Konzertes. Daher gilt: Am besten etwas früher kommen, damit man für alles genug Zeit hat. In der Vorbereitungsphase organisiert die Technik alles an Material, Kabeln usw., was der Ort nicht stellen kann und die Bands nicht mitbringen können. Manchmal kann man sich hierbei an linke Technikkollektive wenden, bei denen man die Technik günstig oder kostenlos bekommt. Man kann sich dabei auch an die AStA von Universitäten wenden. Die Technik sollte frühzeitig gemietet/reserviert werden. Da gemietete Technik teuer sein kann, sollte ein Budget eingeplant werden, das durch Einlassgelder/Getränkeeinnahmen die Kosten für die Technik finanziert.
Hier ein paar Ansprechpartner*innen für Technik und Verleih (kostenpflichtig, aber im Vergleich solidarisch und günstig).
Vor dem Event müssen die Techniker*innen alles, was noch nicht steht, aufbauen. Danach erst sollten die Bands auftauchen, sodass direkt mit dem Toncheck der Bands weitergemacht werden kann. Dabei gilt: Die Band, die als erstes spielt, darf als letzte in den Toncheck. Die Technik ist mit dafür verantwortlich, dass das Konzert pünktlich anfängt und aufhört. Nach dem Konzert oder am Folgetag wird abgebaut und die gemietete oder ausgeliehene Technik wird zurückgebracht.Die Technikschicht ist sehr anspruchsvoll und benötigt ein Fachwissen. Bei vielen Konzerten wird die Technik daher vergütet. Das lässt jedoch nicht jedes Konzert zu, daher ist es Standard, dass die Technik während ihrer Arbeit Anspruch auf Freigetränke hat.
Awareness
Konzerte können reizüberfordernd sein, zudem passieren in einem dunklen Raum, in dem Leute konsumieren (z. B. Alkohol trinken), leider manchmal grenzüberschreitende Verhaltensweisen. Vor der Veranstaltung solltet ihr euch entscheiden, wie ihr in dieser Situation agieren wollt und wie ihr Personen, die sich aus verschiedenen Gründen unwohl fühlen, versorgen könntet. Dazu gibt es verschiedene Standards und bereits ausgearbeitete Konzepte, an denen man sich orientieren kann. Wichtig ist, dass ihr euch untereinander einig seid, wie ihr in der Situation handeln wollt und wer sich darum kümmert. Viele Veranstaltungen haben dafür eine gekennzeichnete Ansprechperson (z. B. in einer bunten Weste), welche auch über den Abend nüchtern bleibt. Es gilt: Wenn man sich um jemanden kümmert, muss man zurechnungsfähig (nüchtern & nicht gestresst) sein.
Wenn euch das selbst zu viel ist, könnt ihr existierende Awarenessgruppen anfragen, ob diese bei euch Schichten übernehmen können. Teilweise solltet ihr dann auch Vergütung bereitstellen können. Mindestens jedoch sollten sie Anspruch auf kostenfreie Getränke während der Veranstaltung haben.
Schichten
Während des Konzertes braucht es viele Leute. Die Schichten solltet ihr am besten schon einige Tage vor dem Konzert festlegen und es bietet sich an, Springer*innen zu haben, die einspringen, wenn es ein Problem gibt oder jemand ausfällt.
Oft gebraucht werden Barschichten, Türschichten, Awarenessschichten, Technikschichten (falls ihr es schafft, mehrere Techniker*innen zu bekommen). Die könnt ihr in einer von allen einsehbaren Tabelle organisieren, so dass sich Personen selbst in Spalten mit vorgegebenen Zeiten einschreiben können. Macht euch nen Ausdruck und hängt ihn an verschiedene Orte, an denen Menschen ihre Schicht machen, auf, damit die Leute dort eine Übersicht haben, von wann bis wann sie wo sein sollen und wer sie ablöst.
Wichtig ist zudem, dass es eine oder zwei Verantwortliche während des Events gibt, die sich um Lärmbeschwerden, Probleme mit dem Ort oder Weiteres kümmern können. Für Schichtpläne sind verschickbare Online-Pads praktisch.